Ketersediaan data pendidikan yang akurat adalah kondisi yang ingin dicapai oleh Kemdikbud. Banyak alasan mengapa ketersediaan data yang akurat tersebut belum tercapai.
Salah satu alasan yang sering disampaikan adalah terlalu banyaknya sistem penjaringan data yang mengklaim sebagai sumber data yang paling akurat di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud). Begitu banyaknya unit kerja yang mengklaim memiliki data paling akurat, sehingga sulit menentukan data mana sebenarnya yang paling akurat mengingat data yang mereka memiliki semuanya berbeda. Banyaknya sistem penajaringan data ini tidak hanya membingungkan pengguna data tetapi dapat juga menyesatkan ketika digunakan untuk pengambilan kebijakan.
Alasan lain yang sering diungkapkan adalah tidak pernah lengkapnya data persekolahan yang dimiliki oleh Kemdikbud. Ini terkait dengan begitu luasnya cakupan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI). Data yang tidak lengkap mengakibatkan penggunaan data proyeksi. Jika terjadi salah “proyeksi”, maka data yangdigunakan menjadi kurang akurat.
Inisiatif untuk menyatukan sumber data dan upaya untuk sebisa mungkin melengkapi data persekolahan di seluruh wilayah NKRI dicoba dilakukan oleh aplikasi yang diberi nama Dapodik yang dikembangkan oleh Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri (Biro PKLN), Setjen Kemdikbud.
Layanan Dapodik (Data Pokok Pendidikan) oleh Biro PKLN Setjen Kemdikbud ini mulai dikembangkan pada tahun 2006. Misi yang diembannya waktu itu adalah menyediakan data yang lengkap, akurat dan mudah diakses sebagai bahan penyusunan kebijakan program, evaluasi, dan perencanaan.
Dalam perjalanannya, layanan Dapodik oleh Biro PKLN ini tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan. Banyak unit yang tidak menggunakan layanan ini karena sejak dilansir terdapat data ganda yang mencatat satu sekolah dengan memberikan dua nomor identitas (Nomor Pokok Sekolah Nasional). Pada saat itu Dapodik Biro PKLN tidak memiliki mekanisme yang tepat untuk mengatasi data ganda ini.Data ganda tidak hanya terjadi di entitas sekolah saja termasuk juga entitas guru dan siswa.
Masuknya data ganda ke dalam sistem Dapodik Biro PKLN karena sistemnya mengumpulkan data entitas Sekolah, Guru, dan Siswa secara terpisah. Sebuah sekolah dapat diklaim keberadaannya walaupun tidak menyertakan keberadaan Guru dan Siswa. Sedangkan keberadaan Guru dan Siswa pun dapat diklaim tanpa mempermasalahkan kaitan antara Guru dan Siswa tersebut.
Dengan model pendataan seperti ini menyebabkan banyak unit kerja lain kurang memanfaatkan data Dapodik ini. Sehingga pada kurun waktu itu, masing-masing unit kerja melakukan pendataan masingmasing untuk memenuhi kebutuhan datanya.
Pada tahun 2008 karena alasan tupoksi pengelolaan dapodik beralih dari biro PKLN ke Pusat Statistik Pendidikan (PSP) Balitbang sampai dengan tahun 2010. Pada masa ini pendataan menggunakan Dapodik tidak berjalan lancar karena tidak adanya kontribusi data yang bisa diberikan oleh Dapodik kepada unit terkait yang membutuhkan. Untuk memenuhi kebutuhan data, masing-masing unit teknis tetap melakukan pendataan sendiri-sendiri untuk memenuhi kebutuhan datanya masing-masing.
Direktorat Pembinaan SMK mengembangkan program Data Pokok (Dapok) yang melibatkan SMK ICT center. Direktorat Pembinaan SMA dengan Laporan Individu Sekolah Menengah (LISM). Sementara itu PSP Balitbang (saat ini bernama Pusat Data dan Statistik Pendidikan) juga melakukan pendataan tersendiri yang semua sasarannya adalah satuan pendidikan.
Dalam rangka menyelesaikan permasalahan pengelolaan data pendidikan diatas, maka Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (waktu itu masih dibawah naungan Kementerian Pendidikan Nasional) mengeluarkan Instruksi Menteri nomor 2 tahun 2011 tentang Kegiatan Pengelolaan Data Pendidikan. Instruksi Menteri ini pada dasarnya menugaskan kepada Direktur Jenderal dan Sekretaris Direktorat Jenderal untuk mendukung peningkatan efisiensi dan efektivitas pengumpulan data pendidikan menengah.
Instruksi tersebut diamanatkan untuk melakukan pengumpulan data dari satuan pendidikan secara bersama-sama untuk masing-masing unit utama dan memastikan bahwa satuan pendidikan hanya didata minimal sekali dalam satu semester untuk memenuhi semua kebutuhan data Kemdikbud.
Dinyatakan pula bahwa hasil pengumpulan data tersebut merupakan satu-satunya sumber acuan data kependidikan dalam rangka kegiatan dan pengambilan keputusan atas entitas pendidikan yang di data. Sebagai unit yang ditunjuk untuk mengkoordinasikan pengumpulan data dari satuan pendidikan menengah secara bersama-sama, Ditjen Dikmen perlu merumuskan tentang :
- Atribut dari masing-masing entitas yang akan dijadikan formulir dasar pengumpulan data.
- Struktur database tingkat unit utama yang akan dijadikan dasar pengembangan aplikasi yang bisa terintegrasi antar satuan jenjang pendidikan.
- Mekanisme pengumpulan data.
- Strategi sosialisasi.
- Strategi Monitoring dan Evaluasi.
